Mailinglisten: Regeln, Tipps und Tricks

Diese Seite bietet eine Übersicht über Verhaltensregeln sowie Tipps und Tricks, die beim Verschicken von Mails über CdE-Mailinglisten hilfreich sind. Eine Übersicht über wichtige Mailinglisten des CdE findest Du auf der Seite zur Kommunikation im Verein.

Verhaltensregeln und Good Practice

Mailinglisten bieten die Möglichkeit, große Personenkreise auf einmal anzusprechen. Das kann auf den ersten Blick einschüchternd wirken, aber Mailinglisten erfüllen ihren Zweck nur, wenn sie auch genutzt werden! Die folgenden Hinweise sollen deshalb nicht abschrecken, sondern nur einen Rahmen für rücksichtsvolle und verständliche Kommunikation geben.

• Bitte verzichte auf Beleidigungen, übertriebenen Sarkasmus und Provokationen. Beachte, dass Zwischentöne über Text schwerer zu verstehen sind als im persönlichen Gespräch!
• Bitte schicke keine Werbung an unsere Mailinglisten.
• Mache dir, bevor du eine Mail an eine Liste schreibst, klar, welcher Personenkreis sie lesen kann. Die DSA-Liste beispielsweise kann von jedem abonniert werden und hat sogar ein öffentliches Archiv.
• Verwende aussagekräftige Betreffzeilen.
• Wenn du eine längere Mail schreibst, setze am besten eine Zusammenfassung („tl;dr“) oder ein Inhaltsverzeichnis an den Anfang.

Tipps und Tricks zu Antworten

• Nicht jede Antwort auf eine Mail ist für die gesamte Liste relevant! Entscheide bewusst darüber, ob du der Liste oder nur der Person antworten möchtest, die die Mail verschickt hat.
• Wenn du auf eine Mail antwortest, nutze die Antworten-Funktion und behalte den Betreff bei, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt.
• Wenn du auf eine andere Mail antwortest, zitiere nicht die gesamte andere Mail, sondern nur die Stellen, auf die du Bezug nimmst. Schreibe deine Antwort jeweils direkt zu diesen Stellen, dann werden die Bezüge deutlicher.
• Wenn du ein neues Thema eröffnen möchtest, benutze nicht die Antworten-Funktion, sondern kopiere die Adresse. Ansonsten sortieren Mailprogramme die Mail falsch ein.

Technische Stolperfallen (und wie du sie umgehst)

Anhänge

Die meisten CdE-Listen lassen Anhänge nur im PDF-Format durch. Wenn du andere Dateien teilen möchtest, kannst du beispielsweise die Nextcloud der CyberAka nutzen.

Textformatierung in Mails: HTML und Nur-Text

HTML und Nur-Text sind zwei unterschiedliche E-Mail-Formate, die grundsätzlich beide Vor- und Nachteile haben. HTML-Mails erlauben Formatierung (fett, kursiv, …) und das Einbinden von Bildern in eine Mail, Nur-Text Mails beschränken sich dagegen auf reinen Textinhalt. Damit verhindern sie unter anderem das unauffällige Einbinden von böswillig veränderten Links oder Tracker-Pixeln, die den Absender:innen von Mails Informationen liefern, wer eine E-Mail wann liest. Außerdem wird das Format einer Nur-Text Mail auf allen Geräten gleich angezeigt und ist für Accessibility-Funktionen wie Screenreader leichter auszuwerten.

Der CdE hat sich auf Grund der Vorteile bei Sicherheit und Barrierefreiheit dazu entschieden, für die meisten seiner Mailinglisten ausschließlich Mails im Nur-Text-Format zuzulassen. Aber keine Sorge – die meisten Mail-Provider liefern auch bei einer HTML-Mail im Hintergrund eine Nur-Text Mail mit, sodass die Mailingliste einfach diese Version zustellt. Dabei gehen natürlich alle HTML-Features, bspw. Bilder oder Formatierung, verloren. Wenn dir die Formatierung einer Mail wichtig ist, achte also darauf, sie direkt im Nur-Text-Format zu verfassen.

Achtung: Einzelne Provider, insbesondere die Webmailer von GMX und web.de, verschicken ausschließlich HTML-Mails ohne angehängte Nur-Text-Version. Damit diese Mails trotzdem zugestellt werden können, wandelt die Mailingliste sie automatisch in Nur-Text um. Dieser Prozess ist allerdings fehleranfällig und kann insbesondere aufwendig formatierte Mails ziemlich verunstalten. An automatisch konvertierte Mails wird deshalb ein Hinweis angehängt, der darüber aufklärt, dass die Mail eventuell nicht korrekt dargestellt wird.

Meine Mails werden konvertiert - was kann ich tun, um das zu verhindern?

• Option 1: Du kannst deine Mailadresse in einen Client wie Thunderbird, K9-Mail oder Outlook einbinden, statt den Webmailer zu verwenden.

• Option 2: Wenn du eine Mailadresse bei einem anderen Provider hast, kannst du diese verwenden. In der Datenbank kannst du individuell für jede Mailingliste einstellen, welche Adresse du verwenden möchtest.

Wie oben schon erwähnt, liefern die meisten Provider und Clients mit jeder HTML-Mail automatisch eine Nur-Text-Mail mit, die dann über die Liste zugestellt wird. Achtung: Eventuell genutzte HTML-Elemente gehen dabei aber trotzdem verloren.

Mails direkt als Nur-Text verfassen

Wenn du sichergehen möchtest, dass die Mail bei den Empfänger:innen genauso aussieht wie in deinem Editor, achte am besten darauf, sie direkt im Nur-Text-Modus zu verfassen.

Für einige gebräuchliche Mail-Clients und Provider folgen hier kurze Anleitungen zum Einstellen des „Nur-Text“ Modus. Sollte die Anleitung nicht (mehr) funktionieren, gebt gern der Online-Redaktion Bescheid.

• Thunderbird:
  • Den Editor mit der Tastenkombination [SHIFT] + "Verfassen" öffnen (pro Mail) oder
  • um Editor unter „Einstellungen > Format“ die Option „Nur Text“ auswählen (pro Mail) oder
  • unter „Extras > Konten-Einstellungen > Verfassen & Adressieren“ die Option „Nachrichten im HTML-Format verfassen“ für das Konto deaktivieren (Dauerlösung).
• Outlook:
  • Klassisches Outlook: Im Editor unter „Text formatieren“ die Option „Nur Text“ auswählen (pro Mail).
  • Outlook 365: Im Editor unter „Text formatieren > … > Nachrichtenformat“ die Option „Nur Text“ auswählen (pro Mail).
• K9-Mail:
  • Unter „Einstellungen > Konto auswählen > E-Mails versenden > Formatierung“ die Option „Nur-Text“ auswählen (Dauerlösung).
• Gmail:
  • Im Editor unter „…“ die Option „Nur-Text“ aktivieren (pro Mail).
• Yahoo:
  • Im Editor unter „…“ die Option „Zum Nur-Text-Format wechseln“ auswählen (Option ganz rechts) (pro Mail).
• Posteo:
  • Im Editor unter „Editor-Typ“ die Option „Nur-Text“ wählen (pro Mail) oder
  • unter „Einstellungen > Nachrichtenerstellung > HTML-Nachrichten verfassen“ die Option „Nie“ auswählen (Dauerlösung).

DMARC - oder Warum bekomme ich Mails von „Günther via CdE-Mailingliste“

Immer mehr Mail-Provider führen den DMARC-Standard ein, der mit Mailinglisten nicht kompatibel ist. Wenn dein Mailanbieter DMARC benutzt, muss unsere Software die Mailingliste als Absender der Mail ausgeben, damit andere Menschen mit DMARC-Providern sie lesen können. Trotzdem funktionieren Antworten auf solche E-Mails wie gewöhnlich. Dass eine Mail von einem Provider mit DMARC kommt, erkennst du daran, dass als Absender „<Dein Name> via <Mailingliste>“ oder ähnliches angezeigt wird. Wenn du das vermeiden möchtest, wechsle am besten zu einem Provider ohne DMARC.