VANconference 2025: FAQ

Allgemeines

Wann und wo findet die VANconference statt?

Die VANconference findet vom 28.02. – 03.03.2025, also am Karnevalswochenende, in der Jugendherberge Göttingen statt. Die Veranstaltung beginnt am Freitag mit dem Abendessen und endet am Montag nach dem Mittagessen. Optional kann die Abreise auch bereits am Sonntag nach dem Mittagessen stattfinden.

Wer veranstaltet die VANconference?

Die VANconference ist offiziell eine CdE-Veranstaltung, lädt aber explizit auch die Mitglieder anderer VAN-Vereine ein. Das Orgateam besteht aus CdEler:innen (Mitglieder des Clubs der Ehemaligen) und MHNler:innen (Mitglieder des Mind-Hochschul-Netzwerks); dadurch können die Erfahrungen beider Vereine gemeinsam genutzt werden, um eine möglichst schöne Veranstaltung zu organisieren.

Für wen ist die VANconference?

Die VANconference richtet sich an alle, die Lust haben, Neues zu lernen und auszuprobieren. Du musst also nicht unbedingt zu den Aktiven deines Vereins zählen oder dich mit den Strukturen deiner eigenen Organisation besonders gut auskennen. Du musst nicht einmal in einem der VAN-Vereine Mitglied sein: Wir freuen uns über alle, die neugierig sind und Lust haben, neue Menschen kennenzulernen! Es gibt allerdings eine Einschränkung: Aus Aufsichtsgründen haben wir uns entschieden, eine eigenständige Teilnahme ohne Eltern erst ab 14 Jahren zu ermöglichen.

Was ist die VANconference?

Die VANconference ist ein Veranstaltungsformat, das im Rahmen von VAN (VereinsAustausch Neugieriger) vom CdE organisiert wird und sich an der Unconference des MHN (Mind-Hochschul-Netzwerk) orientiert.

Eine Unconference, manchmal auch Open-Space-Konferenz oder Barcamp genannt, ist eine Veranstaltungsform, die weniger strukturiert ist als klassische Konferenzen. Sie verfügt gewöhnlich nicht über eine festgelegte Abfolge von Vorträgen, Themen oder Sessions oder über eine strenge Agenda. Die gesamte Veranstaltung steht und fällt mit dem Engagement und den Beiträgen der Teilnehmenden und wird von diesen gestaltet. Die Teilnehmenden bestimmen selbst, was sie hören bzw. besprechen möchten, und bieten dafür Beiträge an, die dann in sogenannten Sessions stattfinden können. Nach einer anfänglichen Sammlung von Themen und einer vorläufigen Raumzuteilung kann jede*r die Methoden wählen, die passend scheinen, und jede Person kann (nach dem sogenannten „Gesetz der zwei Füße“) jederzeit den Raum wechseln und zu einer anderen Session wechseln, gemäß den Grundprinzipien der Unconference: „Wer auch immer da ist, es sind die Richtigen.“ und „Es passiert das, was passieren sollte.“

VAN ist ein informeller Zusammenschluss verschiedener Vereine, die ehrenamtlich organisiert (natur)wissenschaftliche Begabungen fördern. Beteiligt sind unter anderem der CdE, das Mind-Hochschul-Netzwerk, die Alumni des Heidelberger Life-Science Lab, der QED und Orpheus. Das Ziel von VAN ist hauptsächlich den Austausch und die Vernetzung der Vereins-Mitglieder untereinander zu ermöglichen und zu fördern. Eine Idee, um dies zu erreichen, soll die Organisation und Durchführung unterschiedlicher Veranstaltungen, durch einen der vernetzten Vereine, sein, deren Orgateams auch Mitgliedern der anderen Vereine offen stehen.

Was ist eine Session? Und wie klappt es, dass die Veranstaltung einigermaßen organisiert abläuft?

Sessions sind vielfältige Beiträge der Teilnehmenden. Es kann z. B. ein Vortrag, ein Workshop, eine moderierte Diskussionsrunde oder eine gemeinsame Aktivität sein. Eine Session ist in der Regel 45 Minuten lang.

Sessiongebende – die Personen, die die Session anbieten – sollten sich Gedanken zum Ablauf der Session machen und diese moderieren. Der Beitrag darf gerne mit unserem Thema „Identität“ zusammenhängen. Als Sessiongebende müsst ihr nicht zwingend die Experten für das Thema sein. Wichtiger ist, dass ihr Neugier, Begeisterung oder Interesse für das Thema mitbringt.

Die Sessions werden während eines gemeinsamen Marktplatzes auf die von uns zur Verfügung gestellten Räume und Zeitslots verteilt. Dabei wird auch das Interesse aus der Gruppe abgefragt.

Ich finde das Veranstaltungsformat cool, aber … muss ich eine Session anbieten, um teilnehmen zu können?

Nein, du musst keine Session anbieten, um an der VANconference teilnehmen zu können. Es ist völlig in Ordnung, wenn du das nicht möchtest. Wir freuen uns aber natürlich über alle, die ein Thema mitbringen, zu dem sie etwas anbieten. Oft entstehen Themen auch erst spontan vor Ort. Und vielleicht gibt es ja etwas, was du beitragen könntest und bei dem du dir einfach noch unsicher bist? Du kannst vor Ort das Interesse an deiner Session-Idee erfragen, es ist oft mehr als man denkt!

Und was hat es mit dem Motto Identität auf sich?

Das Motto dient dazu, dir Ideen für Sessions mitzugeben, falls du gar keine Vorstellung hast, was ein interessantes Thema sein könnte, über das du sprechen möchtest.

Das Thema Identität wirft zum Beispiel folgende Fragen auf:

• Wer bin ich? – Kennenlernen des Selbst
• Was sind Identitäten in der Mathematik?
• Wie identifizieren wir uns?
• Welchen Einfluss hat unsere Umgebung auf uns? Wie beeinflussen gesellschaftliche Normen und Erwartungen unsere Identität?
• Wie verändert sich Identität im Laufe des Lebens?
• Inwiefern formen digitale Medien unsere Selbstwahrnehmung und Identität?
• Was macht dich einzigartig?
• Wie viele Identitäten hast du im Alltag?
• Welche Rolle spielt Geschlecht in deiner Identität?
• Was definiert deine Identität?

Wenn du eine Session zu einem völlig anderen Thema anbieten möchtest, ist das auch völlig in Ordnung. Wir freuen uns über jedes Angebot!

Anmeldung und Platzvergabe

Wie melde ich mich an?

Die Anmeldung zur VANconference öffnet am 01.11., für beste Chancen auf einen Platz solltet ihr euch bis zum 14.11. anmelden. Der Prozess erfolgt über die CdE-Datenbank, entsprechend musst du dir, um dich anmelden zu können, einen Datenbank-Account erstellen, falls du noch keinen hast. Bitte beachte, dass es einige Tage dauern kann, bis dein Account freigeschaltet ist. Wir stehen aber in engem Kontakt mit der Mitgliederverwaltung, um die Bearbeitungszeit möglichst kurz zu halten. An die Mitgliederverwaltung kannst du dich auch wenden, falls du Schwierigkeiten bei der Erstellung deines Datenbank-Accounts hast. Schreib einfach eine Mail an verwaltung@cde-ev.de. Sollte die Accounterstellung nicht funktionieren, melde dich bitte auch bei uns unter vanconference2025-orga@aka.cde-ev.de. Wir werden auf jeden Fall möglich machen, dass alle, die möchten, an der Veranstaltung teilnehmen können.

Wenn du dich in der Datenbank für die Veranstaltung angemeldet hast, kannst du zu einem späteren Zeitpunkt den Fragebogen ausfüllen, sobald dieser von uns freigeschaltet wurde. Dieser liefert uns Orgas zusätzliche Informationen, die für die Anmeldung an sich nicht unbedingt nötig sind und vielleicht auch noch gar nicht feststehen, wenn du dich anmeldest, wie etwa deine Essenswünsche oder deine Ankunfts- und Abfahrtszeiten.

Nach der Anmeldung erhältst du außerdem kurze Zeit später eine Mail mit den Zahlungsinformationen für deinen Teilnahmebeitrag. Bitte überweise diesen möglichst zeitnah! Für alle Anmeldungen vor dem 14.11. ist die Frist für den Eingang des Teilnahmebeitrags der 19.11.. Falls du dich später anmeldest, überweise bitte innerhalb der darauf folgenden sieben Tage.

Überweist du nicht rechtzeitig, werden wir deine Anmeldung erst berücksichtigen, wenn die Überweisung bei uns eintrifft.

Wann und wie erfahre ich, ob ich einen Platz habe?

Wir streben eine gute Repräsentation aller an VAN beteiligten Vereine an. Sollten sich innerhalb der ersten zwei Woche mehr Personen anmelden, als wir Plätze haben, werden wir die Plätze fair auf die verschiedenen Vereine verteilen. Innerhalb der Vereine verlosen wir die Plätze. Sind nach den ersten zwei Wochen noch Plätze frei, werden wir die weiteren für alle first-come-first-serve vergeben.

Falls die Nachfrage zu groß ist, werden wir auch eine Warteliste einrichten, die wahrscheinlich getrennt für die Vereine geführt wird.

Meldest du dich innerhalb der ersten zwei Wochen an, kannst du Ende November mit einer Rückmeldung rechnen. Wir werden euch dann per Mail Bescheid geben, ob ihr einen Platz habt oder ob ihr auf der Warteliste steht. In letzterem Fall erfahrt ihr außerdem den Wartelistenplatz. Falls ihr nachrückt, informieren wir euch noch einmal gesondert.

Meldest du dich später an, melden wir uns zügig nach dem Eingang deines Teilnahmbeitrag bei dir und teilen dir mit, ob du einen Platz hast oder auf der Warteliste stehst.

Teilnahmebeitrag und Härtefälle

Was kostet die Teilnahme an der VANconference?

Die VANconference nutzt ein solidarisches Beitragsmodell: Der „normale“ Teilnahmebeitrag für die Veranstaltung bei drei Übernachtungen wird sich auf ca. 200 Euro belaufen, finanzschwächere Teilnehmende können aber ohne weitere Bedürftigkeitsprüfung einen voraussichtlich 20 % bis 30 % ermäßigten Beitrag zahlen. Solltest du auch Probleme haben, diese niedrigeren Teilnahmebeiträge zu zahlen, kannst du dich vertrauensvoll an den CdE-Vorstand unter vorstand@cde-ev.de wenden und einen Härtefallantrag stellen, wobei dies möglichst früh geschehen sollte.

Außerdem wird es die Möglichkeit geben, zusätzlich zu spenden, falls du das Konzept des solidarischen Teilnahmebeitrags unterstützen möchtest.

Woher weiß ich, welchen Beitrag ich zahlen muss?

Welchen Beitrag du zahlst, entscheidest letztlich du. Du musst dies lediglich bei der Anmeldung in der Datenbank angeben, damit wir das entsprechend verbuchen können. Wir haben uns aber Folgendes zur Orientierung überlegt:

• Der Normalbeitrag von ca. 200 € richtet sich an Erwerbstätige und Menschen, die über genügend finanzielle Mittel verfügen. Wer darüber hinaus das Konzept der solidarischen Teilnahmebeiträge unterstützen möchte, darf gerne zusätzlich spenden.
• Der um 20 % ermäßigte Beitrag richtet sich an Schüler:innen, Vollzeitstudierende und Menschen mit geringem Einkommen. Der ungefähre Richtwert hierfür ist 1200 € verfügbares monatliches Einkommen (siehe Übersicht der Paritätischen, Tabelle 8 auf S. 31).
• Wenn der ermäßigte Beitrag immer noch ein finanzieller Hinderungsgrund für dich ist, an der VANconfonference teilzunehmen, dann ist der stark ermäßigte Beitrag (30 % Reduktion) das Richtige für dich.

Was kann ich tun, wenn ich mir auch den stark ermäßigten Beitrag nicht leisten kann?

In diesem Fall kannst du dich vertraulich an den CdE-Vorstand wenden und einen Härtefallantrag stellen. Weitere Informationen hierzu findest du auf der CdE-Website. Den Vorstand erreichst du unter vorstand@cde-ev.de.

Wie wird meine Spende für die VANconference verwendet?

Deine Spende wird in erster Linie verwendet, um finanzschwächeren Menschen eine Teilnahme an der VANconference zu ermöglichen. Um dir das zu garantieren, wollen wir jede Spende mit einer Zweckbindung versehen.

Wenn die Spenden, die auf diese Weise zusammenkommen, die Fördermenge der reduzierten Teilnahmebeiträge übersteigen, ist das erstmal ein Grund zur Freude. Allerdings könnten diese Spenden mit einer Zweckbindung, die nur erlaubt, sie für die VANconference 2025 einzusetzen, nicht für andere Zwecke ausgegeben werden, ohne die Zweckbindung in Rücksprache mit jedem*r einzelnen Spender*in zu lösen.

Um den damit verbundenen Aufwand für die (ehrenamtliche) Buchhaltung des CdE zu vermeiden, wollen wir jede Spende mit der folgenden Zweckbindung versehen:

Die Spende kann für solidarische Teilnahmebeitragsreduktionen auf der VANconference 2025, anderen CdE-Akademien mit ähnlichem Konzept oder für den Härtefalltopf des CdE genutzt werden.

So möchten wir sicherstellen, das deine Spende in jedem Fall zur solidarischen Teilnahmeförderung verwendet wird, ohne dabei jedoch der Buchhaltung des CdE übermäßige Arbeit zu machen.

Ich kann leider doch nicht kommen, was jetzt?

Das Wichtigste ist, dass du uns Orgas zeitnah Bescheid gibst, damit wir planen können. Falls du vor dem 25.01. absagst, können wir dir deinen Teilnahmebeitrag auf jeden Fall erstatten.

Unter allen Personen, die zwischen 25.01. und 21.02. absagen, teilen wir die tatsächlich enstandenen Stornokosten gleichmäßig auf. Insbesondere fallen keine Stornokosten an, wenn mindestens so viele Personen nachrücken wie abgesagt haben. Dasselbe Verfahren gilt unter allen Absagen ab dem 22.02. Ausnahmen gelten für krankheitsbedingte Absagen mit Attest, wendet euch in diesem Fall schnellstmöglich an vanconference25-orga@aka.cde-ev.de.

Bitte beachte, dass wir dir etwaige Spenden aus rechtlichen Gründen nicht zurück zahlen dürfen.

Sonstiges

Ich bin minderjährig. Kann ich an der VANconference teilnehmen? Und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?

Sofern du mindestens vierzehn Jahre alt bist, kannst du prinzipiell an der Veranstaltung teilnehmen. Dafür benötigen wir jedoch eine Einverständniserklärung deiner Erziehungsberechtigten. Das funktioniert folgendermaßen: Bei der Anmeldung in der CdE-Datenbank findest du ein Minderjährigenformular. Darin steht alles, was deine Erziehungsberechtigten über die Veranstaltung wissen müssen und welche Regeln du beachten musst. Wenn du dich angemeldet hast, brauchen wir zusätzlich noch dieses Formular unterschrieben zurück – entweder per Post an die im Elternbrief angegebene Adresse oder eingescannt per E-Mail an vanconference25-orga@aka.cde-ev.de.

Wie kann ich mich vor der Veranstaltung mit anderen Teilnehmenden austauschen?

Es wird eine Mailingliste mit allen Teilnehmenden geben. Über diese werden wir euch benachrichtigen, sobald sie existiert. Für einen etwas niedrigschwelligeren Austausch werden wir außerdem eine Telegramgruppe erstellen, der ihr beitreten könnt, wenn ihr möchtet. Das ist aber optional, wichtige organisatorische Dinge werden wir immer auch an die Mailingliste schicken.

Wie ist das mit Corona?

Von unserer Seite gibt es eigentlich nur die Bitte: Wenn ihr krank seid, egal ob Corona oder irgendetwas anderes, bleibt bitte zu Hause – in unserem und in eurem Interesse!

Du hast noch weitere Fragen oder Anliegen?

Wenn dir etwas aus dem FAQ nicht klar geworden ist, schreib uns einfach eine Mail an vanconference25-orga@aka.cde-ev.de. Dies gilt auch, falls du besondere Bedürfnisse hast oder sich organisatorische Schwierigkeiten jeglicher Art ergeben.